SMART задачи. Или как один лист Excel изменит Вашу жизнь

Если Вы открыли эту статью, значит, что такое SMART задачи Вы знаете. Либо слышали, либо кто-то рассказал. Но в любом случае, уверен, что фраза «SMART задачи» ассоциируется у Вас с чем-то крутым и прогрессивным. Это в принципе верно. Обычно желание внедрить SMART задачи, возникает у собственника. Прочитав в интернете, что как расшифровывается эта аббревиатура, в принципе погружение в эту тему заканчивается. Так как дальнейшее описание вызывает только головную боль. SMART задачи – это «продукт», придуманный в Америке и как большинство вещей заимствованными из-за границы, в России, он не работает. Точнее работает по-своему. Поэтому я и расскажу, как это надо внедрять «по-русски», потому что только так, максимально полезно, этот замечательный принцип, может работать в нашем менталитете.

Даже не буду пытаться пересказывать, как эта аббревиатура расшифровывается. Захотите сами найдете в интернете. Но поверьте, это Вам вообще в жизни не пригодиться. Объясняю просто и понятно суть SMART задач. Вы ставите заведомо выполнимую задачу, расписываете этапы достижения этой задачи и просто контролируете. Всё!
Теперь, как это внедрить и пользоваться. То ради чего эта статья и задумывалась. Просто инструкция, по самому простому способу внедрения. Итак, Вы как собственник, должны обязательно видеть все SMART задачи своих подчиненных. В конце объясню зачем. Так же

Ваши руководители отделов должны видеть SMART задачи своих подчиненных. Поэтому создаем облако. Например, скачиваем dropbox. И создаем там папки, например, «коммерческий отдел», «отдел закупок» и «бухгалтерия». В каждой папке создаете папку для каждого сотрудника и называете персонально. Я обычно пишу фамилии. И вот теперь самое главное. Создаете отдельно лист exсel. В нем надо создать большую таблицу, по принципу календаря. Понедельник, вторник и т.п. Делаете колонку «план на день» и каждую колонку Вы разделяете на часы. Допустим строчка – 8.00, потом идет строчка 8.30, потом 9.00. И так до 18.00. Если Ваша компания работает до 18, если дольше, то до конца рабочего дня. Внизу делаете дополнительные листы и лист «задачи». Для чего «дополнительные листы»? Потому что SMART задачи пишутся на месяц. Так просто удобнее. Каждый новый лист — это следующая неделя. Если хотите, можете просто написать мне, я пришлю Вам образец такого листа excel, так будет наглядней.

Как теперь с этим работать? Для задачки берем ситуацию, когда Вы как собственник сами руководите своим бизнесом. Берем для примера «коммерческий отдел». Допустим Вы давно хотели завести свою продукцию в сеть Магнит или Ашан (прим. авт.: все названия сетей вымышленные, совпадения случайны). Вы ставите данную задачу начальнику коммерческого отдела. Он пишет её в свои SMART задачи на месяц, так как он же перед Вами, как собственником будет отвечать. Далее коммерческий директор поручает эту задачу либо КАМу (менеджеру по ключевым клиентам), если у Вас его нет, то кому-то из менеджеров отдела. И пишет не просто задачу, как «войти в Магнит», а расписывает по шагам в листе задачи. Например, 1- найти контакты категорийного менеджера, 2- отправит коммерческое предложение, 3- отправить образца продукции, 4 – согласовать скидку для Магнита, 5 – согласовать все «поборы» (читай – маркетинговые исследования и бонусы за вход) Магнита, 6 – согласовать договор, 7 – спланировать первую отгрузку. На против каждого пункта, коммерческий директор ставит срок (нормальный, реальный срок). Что дальше? Лист excel со SMART задачами, это по идее календарь текущих дел, такой ежедневник для работы. Где изначально, каждый менеджер Вашей компании пишет свои текущие дела.

НО! Для чего мы городили тут эту задачу про Магнит? Вот для чего. Каждый день у Вас должен начинаться с того, что, приехав на работу, Вы заходите в облако, заходите в папку нужного Вам отдела и выбираете папку нужного Вам сотрудника. Открываете его excel файл со SMART задачами и видите, что он сегодня запланировал. В нашем примере, Вы дали, например, срок месяц, чтобы войти в сеть. Есть задача, есть расписанные шаги к её исполнению. Заходите в понедельник в файл сотрудника и видите, что не одного шага по поставленной Вами задачи, им еще в работу не взято. Заходите во вторник, такая же картина. Заходите в среду и понимаете, что срок первого пункта, уже прошел, сотрудник не выполнил в срок задачу. Значит весь срок выполнения задачи, поставленный Вами, сдвигается. А это в Ваши планы не входило. Просто вызываем коммерческого директора и вправляете ему (её) мозг, на тему то что не проконтролировал своего сотрудника по приоритетной Вашей задачи.

И по такому принципу Вы организуете работу всех отделов. Ведь только Вы как собственник знаете, какие главные задачи, стоят перед каждым отделом и всей Вашей компании. Начальники же отделов ставят своим сотрудникам как Ваши задачи, так и задачи по отделу. В итоге, Вы, как собственник будете знать, чем занимается каждый Ваш сотрудник в течении дня, сколько он тратит времени на каждую задачу, как идет выполнение Ваших поручений и еще много что. И для всего этого, Вам просто будет достаточно «пробегаться» по файлам excel со SMART задачами Ваших сотрудников.А не вызывать каждого и по сто раз спрашивать, чем тот занимается и как выполняются Ваши задачи.

Могу сказать, что у меня утром это занимает около 3-5 минут. Что бы прочитать планы основных руководителей компании, и тут же войти в курс дела на сегодня. И то что мне особенно нравиться в таком подходе, не надо проводить эти тупые еженедельные совещания с «посиделками» на три часа и пустой болтовней. Вы находитесь постоянно «в теме», реагируете сразу на все дела своих подчиненных, а не когда они Вам про это доложат. Вы выигрываете тем самым время, по сравнению со своими конкурентами. А значит больше займете места на рынке и больше заработаете. Ведь Ваш бизнес же «про деньги» , а не «про работу ради работы».

Сейчас есть куча всяких cmr систем, таск менеджеров типа Асаны и Трело. Это всё очень удобно и полезно. Но из своего 15 летнего опыта, могу сказать, что лист excel внедряется за день и он бесплатный. А работает так же как современные программы, которые в большинстве случаев еще и платные.

В этой статье я рассказал лишь небольшую часть про «один лист excelя и SMART задачи». Это очень большая и реально интересная тема для рассказа, огромный объем информации, который накоплен из непосредственного моего личного опыта руководства различными компаниями. Хотите внедрить в своей компании SMART задачи? Обращайтесь, гарантирую, будет очень круто!

Спасибо, что дочитали до конца.

Александр Синянский
Бизнес решения в пищевой отрасли
www.александрсинянский.рф

Возможно Вам так же будут интересны и  другие мои статьи:

Бережливое производство. Как внедрить бесплатно в своей компании.
Эссе. Пути увеличения рентабельности и прибыльности регионального мясокомбината.
МВА у руководителей…. Нужно вообще?
Стоит ли открывать бизнес в Крыму в 2018 году? Спойлер — нет! (полная версия)
Руководитель – иностранец. Инструкция для собственников.
Выпускаем ПРАВИЛЬНО премиальную продукцию.
ИСО и ХАССП. В чем разница и надо ли вообще?
Как правильно подобрать собственнику на работу топ-менеджера.HR-ам не читать.
Как правильно нанять начальника службы безопасности
Как правильно проходить проверку на полиграфе (он же детектор лжи).

Вернуться назад